Организуйте фестиваль самостоятельно. Мысль, которая у многих из нас появлялась раньше. Но что входит в самостоятельную организацию фестиваля? Мы с удовольствием ответим вам и обсудим важные моменты в этой статье.
На что вы должны обратить внимание?
- Сценарий фестиваля.
- Определите бюджет.
- Место проведения фестиваля
- Создание сайта.
- Кейтеринг.
- Развлечения.
- Оформление фестиваля.
- Техника проведения мероприятия.
- Фото и видео.
- Какие разрешения мне нужны?
- Онлайн ?
На что вы должны обратить внимание?
Когда вы организуете фестиваль самостоятельно, вы быстро склоняетесь к немедленному началу фестиваля. Однако это часто совершаемая ошибка новичков. У вас есть только один шанс, так что используйте его с толком. Организация фестиваля возможна только при идеальном планировании. Если этого не произойдет, фестиваль вскоре достигнет своей цели, и вы рискуете, что фестиваль потребует больше времени и денег, чем необходимо. Организация фестиваля начинается с постановки одной или нескольких достижимых целей и определения вашей целевой группы. Когда это станет ясно, вы можете приступить к созданию сценария для вашего фестиваля.
Сценарий фестиваля
Очень важной частью организации фестивалей является подготовка подробного сценария. Это включает в себя задачи и ответственность всех вовлеченных сторон. КТО, ЧТО и КОГДА — ключевые слова содержания сценария. Распределите задачи в соответствии с качествами сотрудников. Например, человек с максимальной ответственностью должен обладать лучшими навыками управления проектами, чтобы управлять всем должным образом.
На протяжении всего процесса, от подготовки до исполнения, вы постоянно обновляете сценарий фестиваля, чтобы он всегда был актуальным. Список контактных данных (имя, адрес, электронная почта и номер телефона) всех вовлеченных сторон (сотрудников организации, а также поставщиков) также должен быть включен в сценарий.
Определите бюджет
Определение бюджета для вашего фестиваля — это непрерывный процесс. Вы начинаете с составления приблизительной сметы, а затем, запрашивая тендерные предложения, проверяете, насколько она реальна. Через некоторое время вы сможете скорректировать предварительный бюджет, когда получите тендерные заявки, и составить более точную смету.
Место проведения фестиваля
Выбор подходящего места для проведения вашего фестиваля — важная, но трудная задача. Вы должны учитывать множество факторов. Адаптируйте свое местоположение к вашей целевой группе, целям, масштабу фестиваля и тому, что вы хотите донести своим фестивалем. Когда вам это станет ясно, вы сможете сосредоточиться на поиске идеального места. Прежде чем выбрать окончательное место, просмотрите несколько локаций. ВСЕГДА посещайте локацию, прежде чем окончательно ее выбирать. Не забудьте учесть более практические аспекты. Используйте приведенный ниже контрольный список, чтобы сделать осознанный выбор подходящего места проведения вашего фестиваля.
Сайт фестиваля
Когда планы проведения мероприятия составлены и место известно, можно приступать к созданию сайта. Создание сайта включает в себя такие задачи, как заказ сцен, света, звука, охраны, туалетов, палаток, декораций сцены, ограждений, электричества и воды для фактического оформления фестивальной площадки. Не забывайте, что сайт фестиваля должен содержаться в чистоте. Также назначьте для этого достаточный персонал. Точно так же, как вся организация фестиваля должна быть жесткой с жесткими сроками, это также необходимо для создания сайта. Убедитесь, что сроки, бюджет и дизайн контролируются ответственной командой.
Кейтеринг
Когда бюджет вашего фестиваля определен и место выбрано, вы также можете дать конкретную интерпретацию организации питания. Выберите кейтеринговую компанию в зависимости от вашей целевой группы. Выберите компанию, соответствующую стандартам и квалификации в области хранения, транспортировки, приготовления и доставки продуктов питания. Тогда вам нужно задаться вопросом, вкусны ли закуски и напитки, оригинально ли обслуживание, дружелюбно ли о них заботятся, и все ли выглядит представительно? Вопросы, на которые нужно отвечать положительно, чтобы побаловать свою аудиторию во время фестиваля.
Развлечения
Красивое место и идеальное питание не имеют никакого значения, когда развлечения разочаровывают. Настройте игры и забавы в соответствии с вашей целью и вашей аудиторией. Позаботьтесь о группах / ди-джеях, которые понравятся вашей аудитории. Кроме того, существуют и другие формы развлечений, о которых вы можете думать как о анимации, чилл-площадках с развлечениями и т.д.
Однако развлечения — это гораздо больше, чем просто выбор хороших номеров и забота о необходимой анимации. Что вы делаете с артистами, которые отменяют фестиваль в последнюю минуту, и что с разрешениями? Аспекты, которые вам всем необходимо учитывать при организации вашего собственного фестиваля.
Оформление фестиваля
Вместе с местом проведения и развлечениями оформление создает внешний вид и атмосферу фестиваля. Здесь оформление также должно соответствовать вашей цели и целевой группе. Вы знаете, что вы хотите излучать и на какую аудиторию вы должны произвести впечатление. Поэтому позаботьтесь о своем собственном стиле, великолепных зрелищах и совершенно новом оформлении. Таким образом, ваша аудитория получает представление о том, что можно окунуться в другой мир через атмосферу, которую вы создаете.
Техника проведения мероприятия
Важная роль в создании атмосферы отводится событийным технологиям. Это означает все аудиовизуальные технологии, необходимые для технического производства фестиваля. Люди все больше привыкают к техническим изыскам во время мероприятия. Помните об этом и осознайте, что вы должны оказывать влияние на свою аудиторию. Таким образом, вы сможете подкрепить выступления инновационными аудиовизуальными концепциями. При выборе поставщика спросите о возможностях, которые они могут предложить в области ивент-технологий. Стремитесь к максимально возможному, что укладывается в ваш бюджет. В конце концов, вы хотите подарить своей аудитории незабываемые впечатления.
Фото и видео
Незабываемые впечатления остаются в вашей памяти навсегда, но как прекрасно было бы переживать их впоследствии много раз? Наняв фотографа или оператора, вы сможете запечатлеть прекрасную атмосферу вашего фестиваля в виде фото и видео. Таким образом, каждый сможет насладиться самыми прекрасными моментами фестиваля.
Какие разрешения мне нужны?
Получение разрешений может повлиять на организацию вашего фестиваля. Как организатору, вам необходимо запросить любые необходимые разрешения в городе, где проводится мероприятие. Сообщите о любых фактах организации вашего фестиваля в местные органы власти. Ниже приведены наиболее важные разрешения, которые вам понадобятся для проведения вашего фестиваля.
Разрешение на проведение мероприятия
В зависимости от масштаба фестиваля вам потребуется разрешение на проведение мероприятия. Когда речь идет об очень маленьком фестивале, иногда бывает достаточно составить отчет. Владелец лицензии несет полную ответственность за порядок и безопасность участников и посетителей на территории фестиваля. В разрешении указаны все меры, которые необходимо предпринять в случае стихийных бедствий.
Авторские права
При использовании музыки на вашем фестивале вам необходимо выплачивать авторские отчисления через Sabam ( Бельгия ) или Buma ( Нидерланды). Помимо авторских прав, с экспортеров и продюсеров также взимается соответствующая плата.
Шум
Музыка часто играет важную роль во время фестивалей. Если фестиваль большой, может быть некоторый шум. Проверьте, нужно ли вам для этого разрешение. Это подпадает под действие экологических лицензий denominator и ограничивает максимально допустимое количество децибел. Возможно, вам понадобятся и другие разрешения. В целях безопасности уточните в городе, где проводится мероприятие. Вы можете подумать о разрешениях в отношении спиртных напитков, еды, времени закрытия, расположения палаток, сцен, полок и стендов и т.д.
Резюме
Как было показано выше, при самостоятельной организации фестиваля следует обратить внимание на многое. Убедитесь, что у вас есть необходимые разрешения, и всегда помните о своей цели. Если вы уделите всем деталям необходимое внимание, результатом станет фантастический фестиваль.
